सूत्र और स्टाफ अभिकरण में क्या अंतर है ?

B. A. III, Political Science I 

प्रश्न 7. सूत्र और स्टाफ अभिकरण में क्या अंतर है? स्टाफ अभिकरण के कार्य बताइए।

अथवा ''स्टाफ और लाइन अभिकरणों में भेद बताइए। स्टाफ अभिकरण के प्रमुख कार्य क्या हैं?

उत्तर–प्रत्येक प्रशासकीय संगठन में प्रमुख रूप से दो प्रकार की क्रियाएँ सम्पादित की जाती हैं-

प्राथमिक अथवा कार्यात्मक तथा संस्थागत। 

प्राथमिक क्रियाएँ वे क्रियाएँ हैं जिन्हें कोई सेवा अपने उद्देश्य की पूर्ति के लिए करती है तथा 

संस्थागत क्रियाएँ उद्देश्य प्राप्ति में सहायता करती हैं। इन प्राथमिक क्रियाओं को सम्पन्न करने वाले अभिकरण 'सूत्र' (Line) अभिकरण के नाम से जाने जाते हैं तथा संस्थागत कार्यों से सम्बन्धित अभिकरण को 'स्टाफ' कहा जाता है।'सूत्र' अथवा 'लाइन' शब्द को सैनिक प्रशासन की शब्दावली से ग्रहण किया गया है। इसमें वे लोग आते हैं जो युद्ध के मैदान में सेना को आदेश देते हैं, उसका संचालन तथा नेतृत्व करते हैं। इनके पास वास्तविक शक्ति रहती है। 

इनका उद्देश्य युद्ध में विजय प्राप्त करना होता है। ये अधिकारी सूत्र अथवा लाइन अभिकरण के अन्तर्गत आते हैं।परन्तु युद्धरत सेना के लिए आवश्यक रसद, हथियार, दवाइयों आदि का प्रबन्ध करने वाला अभिकरण 'स्टाफ' कहलाता है। स्टाफ इकाइयाँ स्वयं यद्ध में भाग नहीं लेती हैं, परन्तु सेना को उसके मुख्य उद्देश्य युद्ध में विजय प्राप्त करने में सहायक होती हैं। इनकी सहायता के बिना सैनिक युद्ध नहीं जीत सकते।

सूत्र अभिकरण का अर्थ एवं परिभाषाएँ-

 संगठन का प्राथमिक कार्य सूत्र अभिकरण द्वारा सम्पन्न किया जाता है। प्रत्येक बड़ा प्रशासनिक संगठन इकाइयों या खण्डों में बँटा होता है। सूत्र इकाइयों का सम्बन्ध नीति-निर्माण से होता है। इनके हाथों में शक्ति होती है, जिसके आधार पर ये निर्णय ले सकती हैं तथा आज्ञाएँ प्रसारित कर सकती हैं। ये क्रियाशील अभिकरण हैं।

एल. डी. हाइट के अनुसार, "सूत्र अभिकरण उन प्राथमिक उद्देश्यों से सम्बन्धित रहते हैं जिनके लिए शासन स्थापित किया जाता है।"

लेपावस्की के अनुसार, "सूत्र संगठन में ....... "सत्ता तथा उत्तरदायित्व की रेखाएँ ऊपर से नीचे तक...... फैली रहती हैं। इसीलिए इन्हें 'लाइन' या 'सूत्र' की संज्ञा दी गई है।"

सूत्र अभिकरण के प्रमुख उदाहरण विभाग, लोक निगम तथा स्वतन्त्र नियामकीय आयोग हैं।

स्टाफ अभिकरण का अर्थ एवं परिभाषाएँ -

स्टाफ का शाब्दिक अर्थ है 'छड़ी'। जिस प्रकार एक बूढ़ा आदमी छड़ी का सहारा लेकर चलता है, उसी प्रकार सूत्र अभिकरण भी स्टाफ का सहारा लेकर काम करता है। सूत्र अभिकरण को सलाह और सहायता देना स्टाफ का प्रमुख काम है। मुख्य उद्देश्य की पूर्ति के लिए स्टाफ गृह प्रबन्ध (House Keeping) और प्रबन्ध (Management) का काम करता है। मुख्य कार्यपालिका के समक्ष उत्पन्न जटिल समस्याओं के समाधान में स्टाफ महत्त्वपूर्ण भूमिका निभाता है।

चार्ल्सवर्थ के अनुसार, "स्टाफ वह कार्यकारी अधिकारी है जो अनुसन्धान, परीक्षण व निरीक्षण में विशेषज्ञ हो तथा मुख्य कार्यपालिका जिसके साथ वह सम्बन्धित होता है, उसके विचारार्थ प्रस्ताव एवं योजनाएँ तैयार कर सके।"

मने के अनुसार, "स्टाफ कार्यपालिका के व्यक्तित्व का ही विस्तार है। इसका अर्थ है अधिक आंखें, अधिक कान और अधिक हाथ, जो कि उसकी योजना बनाने तथा क्रियान्वित करने में उसे सहायता दे सकें।"

एल. डी. ह्वाइट के अनुसार, "स्टाफ उच्च श्रेणी के पदाधिकारी को परामर्श देने वाला एक अभिकरण होता है, जिसकी कोई क्रियात्मक जिम्मेदारी नहीं होती।"

भारत में स्टाफ अभिकरण के उदाहरण -

प्रधानमन्त्री कार्यालय, मन्त्रिमण्डल सचिवालय, मन्त्रिमण्डलीय समितियाँ, योजना आयोग, केन्द्रीय जाँच ब्यूरो, संघ लोक सेवा आयोग, विश्वविद्यालय अनुदान आयोग, राष्ट्रीय विकास परिषद् आदि

सूत्र (Line) और स्टाफ में अन्तर (भेद) सूत्र और स्टाफ पृथक् क्रियाएँ हैं और दोनों में निम्नलिखित अन्तर हैं

(1) स्टाफ का सम्बन्ध सूत्र के प्रतिकूल परामर्श देने तथा नियोजन से है और सूत्र का सम्बन्ध कार्यों को करने से है।

(2) स्टाफ अधिकारी और स्टाफ इकाइयाँ सत्ता अथवा आदेश देने की शक्ति का प्रयोग नहीं करते। वे केवल परामर्श देते हैं और सहायता करते हैं। इसके विपरीत सूत्र अधिकारी और सूत्र इकाइयाँ आदेश देने का कार्य करती हैं।

(3) सूत्र क्रियात्मक है और स्टाफ संस्थागत है।

(4) सूत्र का कर्तव्य लक्ष्य को प्राप्त करने से है तथा स्टाफ का कर्त्तव्य सूत्र को लक्ष्य प्राप्त करने योग्य बनाने से है।

(5) सत्र के कार्य साध्य हैं और स्टाफ के कार्य साधन। स्टाफ का मख्य सम्बन्ध अनुसन्धान करने, तथ्य ज्ञात करने एवं उनका संग्रह करने, योजना बनाने तथा सूत्र अधिकारियों को सहायता देने से है।

(6) सूत्र का कार्य नीतियों का क्रियान्वयन करना है, जबकि स्टाफ का कार्य नीतियों के निर्माण में केवल सहायता देना है।

स्टाफ अभिकरण के कार्य-

 विभिन्न विद्वानों ने स्टाफ अभिकरण के कार्यों का वर्णन अपने-अपने ढंग से किया है

मूने ने स्टाफ अभिकरण के कार्यों के तीन पहलू माने हैं

(1) सूचना सम्बन्धी-

 सूचना सम्बन्धी कार्य से आशय है कि स्टाफ अभिकरण सूत्र अधिकारी को आवश्यक सूचनाएँ प्रदान करता है, जिससे उसे संगठन के प्राथमिक कार्यों को करने में सहायता मिलती है। स्टाफ अभिकरण तथ्यों को एकत्रित करता है और उन्हें सूत्र अधिकारी के समक्ष प्रस्तुत करता है।

(2) परामर्श सम्बन्धी-

 परामर्श सम्बन्धी कार्य से आशय यह है कि स्टाफ अभिकरण सूत्र अभिकरण को प्रशासन के प्रत्येक कार्य के सम्बन्ध में अपना परामर्श देता है। इससे निर्णय लेने में सुविधा होती है। किन्तु स्टाफ द्वारा दिए गए परामर्श को मानना या न मानना सूत्र अभिकरण पर निर्भर करता है।

(3) पर्यवेक्षण सम्बन्धी-

पर्यवेक्षण सम्बन्धी कार्य से आशय यह है कि स्टाफ अभिकरण यह देखे कि उच्च श्रेणी के सूत्र अधिकारी के निर्णय अधीनस्थ कर्मचारियों तक पहुँचे और क्रियान्वित किए गए अथवा नहीं। कार्य के निष्पादन में यदि कठिनाइयाँ उत्पन्न हों, तो उन्हें दूर करने का प्रयास करना भी स्टाफ अभिकरण का काम है।

पिफनर ने स्टाफ के सात कार्यों का उल्लेख किया है

(1) सूत्र अभिकरण को परामर्श देना,

(2) प्रशासन में समन्वय स्थापित करना,

(3) खोज तथा अन्वेषण करना,

(4) योजनाएँ बनाना,

(5) लोक सम्पर्क स्थापित करना तथा सूचनाएँ एकत्रित करना,

(6) विभागों की सहायता करना, तथा

(7) विभागीय अध्यक्ष से प्राप्त शक्तियों को उनकी सीमाओं के अन्तर्गत क्रियान्वित करना।